Rheinland-Pfalz · rund 27.000 Einwohner
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Fallstudie lesen
Nordrhein-Westfalenrund 200.000 Einwohnermerlin_assistiertbei den ersten Kommunen seit März 2026
Interkommunale KI-Beschaffung per Rahmenvertrag
Achtmal getrennt auswählen, prüfen und verhandeln bindet in jeder der acht Verwaltungen dieselbe Kapazität – gemeinsam ist dieser Weg nur einmal zu gehen. Wie die Kommunen daraus eine gemeinsame Beschaffung gemacht haben, ohne eine förmliche interkommunale Zusammenarbeit zu gründen.
Beteiligte Kommunen
Wallfahrtsstadt KevelaerGemeinde KranenburgStadt KleveStadt GeldernStadt ReesGemeinde WachtendonkGemeinde IssumStadt Emmerich am Rhein
Erfolg in Zahlen
8
Kommunen
gemeinsam beschafft, rund 200.000 Einwohner
1
Rahmenvereinbarung
mit Beitrittsmöglichkeit für alle Beteiligten
Kein
Ratsbeschluss erforderlich
Beschaffung über die eigenen Strukturen der Kommunen
Wirtschaftliche Wirkung und entlastete Arbeitszeit
Die Konditionen der Rahmenvereinbarung und die Zeitwirkung je Mitarbeitenden – mit Berechnungsgrundlage in der vollständigen Fallstudie.
Ausgangslage
Einzeln ein kleiner Nachfrager. Als einzelne Kommune verhandelt jede Verwaltung für sich. Gebündelt tritt man dem Markt als ein Nachfrager gegenüber.
Gemeinsam prüfen statt achtmal parallel. Anbieterauswahl, Datenschutzprüfung und Einführung binden in jeder Verwaltung Kapazitäten. Gebündelt gelingt das deutlich effizienter.
Zeitverlust bei Routineaufgaben. Textentwürfe, Recherchen und andere wiederkehrende Aufgaben kosteten täglich wertvolle Arbeitszeit.
Ein freigegebener Weg, bevor Umwege entstehen. Wo kein geprüftes KI-Werkzeug bereitsteht, entstehen in Verwaltungen erfahrungsgemäß Graubereiche. Die Beteiligten wollten deshalb zügig eine datenschutzkonforme Lösung anbieten.
So entsteht eine kommunale Einkaufsgemeinschaft
Gemeinsame Marktsondierung.
Anbieterauswahl, Datenschutzprüfung und ein Testzeitraum für alle Beteiligten – einmal statt achtmal.
Verhandlung eines Rahmenvertrags.
Eine Rahmenvereinbarung mit Beitrittsmöglichkeit für die beteiligten Kommunen – statt acht paralleler Verfahren.
Kein Ratsbeschluss zur IKZ erforderlich.
Es wurde keine förmliche interkommunale Zusammenarbeit gegründet – die Beschaffung läuft über die eigenen Strukturen der beteiligten Kommunen.
Direkter Einsatz
Von der unverbindlichen Erprobung bis zum geschulten Regelbetrieb.
- 1Kostenloser TestzeitraumUnverbindlich im Arbeitsalltag testen, bevor eine Entscheidung fällt.
- 2VertragsabschlussGarantiert DSGVO-konform, Hosting in Deutschland.
- 3Workshop & SetupGemeinsame Einrichtung der merlin_assistiert-Umgebung.
- Rollout & SchulungLive-Workshops, Video-Tutorials und Q&A-Sessions für die Mitarbeitenden.
Was sich verändert hat
Für die Mitarbeitenden
- Deutlich schnellere Bearbeitung von Routineaufgaben.
- Spürbare Entlastung im Arbeitsalltag.
Für die Verwaltung
- Eine freigegebene, DSGVO-konforme Umgebung für KI im Dienstalltag.
Für die Kommunen
- Leichter Einstieg in KI, auf dem weitere Bausteine aufbauen.
Wirkung je Verwaltung
Was sich je Verwaltung im Arbeitsalltag verändert hat, benennt die vollständige Fallstudie.
„merlin_assistiert unterstützt unsere Mitarbeitenden bei vielen täglichen Aufgaben und ermöglicht ihnen, KI datenschutzkonform in den Arbeitsalltag zu integrieren.“
Fabian GertsenDigitalisierungsbeauftragter, ReesFunktionen im Überblick
merlin_assistiert deckt einen breiten Funktionsumfang für den Verwaltungsalltag ab.
Custom Assistenten
Eigene Assistenten für wiederkehrende Aufgaben, ausgestattet mit dem Wissen der Verwaltung.
Smart Select AI
Wählt automatisch das passende Modell je Aufgabe.
Websearch mit Quellen
Aktuelle Recherche inklusive Belegen.
Zero Data Retention
Keine Speicherung der Inhalte, DSGVO-konform.
Ausbaustufen
Weitere Funktionen im Regelbetrieb und die Konditionen der Rahmenvereinbarung stehen in der vollständigen Fallstudie.
Die vollständige Fallstudie als PDF
Mit allen Kennzahlen und der Berechnungsgrundlage: die wirtschaftliche Wirkung der gebündelten Beschaffung, die entlastete Arbeitszeit je Mitarbeitenden und der Ablauf der gemeinsamen Beschaffung Schritt für Schritt. Ein Blatt, gemacht für Ihre Beschlussvorlage.
KostenfreiPersönlicher Versand, in der Regel am nächsten Werktag