Stellen Sie sich einen ganz normalen Dienstag im Amt vor: Eine Kollegin lässt sich von einem kostenlosen KI-Dienst eine E-Mail formulieren. Ein anderer Kollege übersetzt damit ein Bürgeranliegen. Beide wollen einfach nur schneller arbeiten – und beide bewegen sich in einer Grauzone, weil niemand je festgelegt hat, was erlaubt ist und was nicht.
Genau das ist heute der Normalfall. Die gute Nachricht: Der wichtigste erste Schritt kostet kein Geld und kein IT-Projekt. Er passt auf wenige Seiten Papier. Die Antwort ist eine KI-Dienstanweisung – weiter unten steht dafür ein kostenloses Muster zum Download bereit.
Das Problem ist also nicht, ob KI in Ihrer Verwaltung ankommt – sie ist schon da. Die Frage ist, ob sie geregelt ankommt oder ungeregelt.
Was eine KI-Dienstanweisung ist – und was sie nicht ist
Eine Dienstanweisung ist ein internes Regelwerk, mit dem die Verwaltungsleitung verbindlich festlegt, wie Mitarbeitende bestimmte Dinge zu tun haben. Eine KI-Dienstanweisung überträgt dieses bewährte Instrument auf Künstliche Intelligenz: Sie beantwortet für alle Beschäftigten die drei Alltagsfragen, die sonst jede und jeder für sich selbst beantwortet:
- Welche KI-Werkzeuge darf ich nutzen – und welche ausdrücklich nicht?
- Welche Daten darf ich dort eingeben – und welche auf keinen Fall?
- Was muss ich mit dem Ergebnis tun, bevor ich es verwende?
Ebenso wichtig ist, was eine Dienstanweisung nicht ist: kein Verbotskatalog und kein Misstrauensdokument. Gut gemacht, ist sie das Gegenteil – eine Erlaubnis mit Leitplanken. Sie nimmt Mitarbeitenden die Unsicherheit („Darf ich das überhaupt?") und der Leitung das Risiko, dass sensible Daten unkontrolliert in fremde Systeme fließen.
Eine gute KI-Dienstanweisung ist kein Verbotskatalog – sie ist eine Erlaubnis mit Leitplanken.
Warum gerade jetzt?
Drei Entwicklungen machen die Dienstanweisung vom „Nice-to-have" zur Pflichtaufgabe:
Erstens: Die Nutzung läuft bereits. Ohne Regeln entsteht Schatten-IT, weil Mitarbeitende private Zugänge zu Consumer-Diensten nutzen – im Zweifel mit personenbezogenen Daten. Ein Verbot allein verlagert das Problem nur ins Verborgene; eine Regelung mit einem freigegebenen, sicheren Werkzeug löst es. Mehr dazu in unserem Artikel zum Fachkräftemangel in der Verwaltung.
Zweitens: Der EU AI Act verlangt KI-Kompetenz. Seit Februar 2025 verpflichtet Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung Organisationen, die KI einsetzen, dafür zu sorgen, dass ihre Beschäftigten über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Eine Dienstanweisung ersetzt keine Schulung, aber sie ist ihr natürliches Fundament – sie dokumentiert, welche Regeln geschult werden. Was der AI Act sonst noch für Kommunen bedeutet, erklärt unser Artikel zu den EU-AI-Act-Risikoklassen.
Drittens: Der Datenschutz braucht klare Zuständigkeiten. Die DSGVO gilt auch beim KI-Einsatz unverändert – die Kommune bleibt für jede Verarbeitung verantwortlich. Eine Dienstanweisung legt fest, wer was mit welchen Daten tun darf, und ist damit ein zentraler Baustein der Rechenschaftspflicht.
Was in eine KI-Dienstanweisung gehört
Aus der Praxis und aus den Fragen, die Datenschutzbeauftragte am häufigsten stellen, haben sich acht Bausteine bewährt:
| Baustein | Was er regelt |
|---|---|
| 1. Geltungsbereich | Für wen gilt die Anweisung (alle Beschäftigten? auch Azubis, Aushilfen?) und für welche Systeme |
| 2. Freigegebene Werkzeuge | Welche KI-Anwendungen sind dienstlich erlaubt – idealerweise eine konkrete Positivliste |
| 3. Zulässige Anwendungsfälle | Wofür darf KI eingesetzt werden (z. B. Textentwürfe, Zusammenfassungen, Recherche) |
| 4. Datenregeln | Welche Daten dürfen eingegeben werden – und welche nie (personenbezogene Daten, besonders sensible Daten, Verschlusssachen) |
| 5. Prüfpflichten | KI liefert Entwürfe: Jedes Ergebnis wird fachlich geprüft, bevor es verwendet wird – die Verantwortung bleibt beim Menschen |
| 6. Kennzeichnung & Transparenz | Wann muss erkennbar sein, dass KI im Spiel war (z. B. bei Veröffentlichungen) |
| 7. Verantwortlichkeiten | Wer gibt neue Werkzeuge frei, wer ist Ansprechperson, wie werden Vorfälle gemeldet |
| 8. Abgrenzung | Ausdrückliche Klarstellung, dass nicht freigegebene Tools (private Accounts!) für Dienstliches tabu sind |
Viele Verwaltungen ergänzen ein einfaches Ampelmodell, das Anwendungsfälle nach Risiko sortiert: Grün darf ohne Weiteres genutzt werden (etwa Umformulieren eines eigenen Textes), Gelb erfordert Prüfung vor Verwendung (etwa Entwürfe mit Außenwirkung), Rot ist tabu oder braucht Einzelfreigabe (etwa alles mit Einfluss auf Rechte und Pflichten von Bürgerinnen und Bürgern).
Genau diese acht Bausteine – inklusive Ampelmodell – enthält unsere kostenlose Muster-Dienstanweisung, direkt einsatzbereit für Ihre Verwaltung:
Muster-Dienstanweisung
Alle acht Bausteine als anpassbarer Text. Wir senden Ihnen den Link, sobald Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben.
Die vier häufigsten Fehler
Fehler 1: Nur verbieten. Eine Dienstanweisung, die ausschließlich untersagt, treibt die Nutzung in den privaten Untergrund. Wer verbietet, sollte im selben Dokument sagen, was stattdessen erlaubt ist – am besten mit einem freigegebenen Werkzeug.
Fehler 2: Zu technisch schreiben. Die Anweisung muss von der Auszubildenden bis zum Amtsleiter verstanden werden. Fachbegriffe wie „Prompt" oder „Large Language Model" gehören erklärt oder vermieden. Faustregel: Wer den Text nicht in fünf Minuten versteht, wird ihn nicht befolgen.
Fehler 3: Den Personalrat vergessen. Regelungen zur Nutzung technischer Systeme durch Beschäftigte berühren regelmäßig die Mitbestimmung. Den Personalrat früh einzubinden ist nicht nur rechtlich geboten, sondern erhöht auch die Akzeptanz spürbar. Gleiches gilt für Datenschutzbeauftragte und – wo vorhanden – die IT-Sicherheit.
Fehler 4: Einmal schreiben, nie anfassen. KI entwickelt sich schneller als jede andere Bürotechnologie. Eine Dienstanweisung braucht deshalb einen festen Überprüfungsrhythmus (etwa jährlich) und eine klare Zuständigkeit für Aktualisierungen.
In fünf Schritten zur eigenen Dienstanweisung
- Bestandsaufnahme: Ehrlich erheben, was heute schon genutzt wird – anonym gefragt, kommt meist mehr zutage als gedacht.
- Muster als Grundlage nehmen und an die eigene Verwaltung anpassen: Größe, vorhandene Werkzeuge, Zuständigkeiten.
- Beteiligte einbinden: Personalrat, Datenschutzbeauftragte, IT – und eine juristische Prüfung des finalen Textes.
- Beschließen und kommunizieren: Nicht nur ins Intranet legen, sondern aktiv erklären – idealerweise verbunden mit einer kurzen Schulung.
- Leben und pflegen: Ansprechperson benennen, Rückfragen sammeln, jährlich überprüfen.
Muster-Dienstanweisung zum Download
Damit Sie nicht bei null anfangen müssen, stellen wir eine Muster-Dienstanweisung für die KI-Nutzung in Kommunalverwaltungen kostenlos zur Verfügung. Sie enthält alle acht Bausteine als anpassbaren Text – von Geltungsbereich bis Ampelmodell.
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Ein ehrlicher Hinweis dazu: Ein Muster ist ein Startpunkt, keine Rechtsberatung. Passen Sie es an Ihre Strukturen an und lassen Sie das Ergebnis von Ihrer Rechtsstelle oder externen Beratung prüfen – gerade bei Mitbestimmungs- und Datenschutzfragen führt daran kein Weg vorbei.
Der Aufwand lohnt sich: Mit wenigen Seiten verwandeln Sie ungeregelte Schatten-IT in einen kontrollierten, produktiven KI-Einsatz – und schaffen zugleich das Fundament für alles, was danach kommt: Schulungen, Werkzeugauswahl und die schrittweise Einführung von KI in Ihrer Verwaltung.
Quellen
- Global AI Adoption Survey – deutsche Auswertung (Kommune21, 07/2026)
- Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act), Art. 4
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