KI-Anbieter-Checkliste für Kommunen: 13 Fragen für das Anbietergespräch

Es ist eine typische Situation. Ein Anbieter stellt seine KI-Lösung vor, die Folien sind hübsch, die Demo funktioniert und alle im Raum nicken. Nur: Woran erkennt man eigentlich, ob hinter der glatten Oberfläche auch Substanz steckt? Genau dafür ist diese Liste gedacht. Sie ersetzt keine vergaberechtliche Prüfung, aber sie sorgt dafür, dass Sie im Gespräch die richtigen Fragen stellen. Und oft verrät schon die Art der Antwort mehr als die Antwort selbst.

Ein zweiter Gedanke vorab: Achten Sie nicht nur darauf, was ein Anbieter sagt, sondern wie er es sagt. Wer bei Datenschutz und Betrieb sofort konkret wird, hat diese Themen im Griff. Wer ausweicht, Fachbegriffe meidet oder auf später vertröstet, zeigt Ihnen damit schon, wie die Zusammenarbeit später laufen würde.

Datenschutz und Betrieb: Hosting, Training, AVV (Block 1)

Der wichtigste Block für die öffentliche Verwaltung. Hier trennt sich Spreu von Weizen.

Frage 1: Wo werden unsere Daten gespeichert und verarbeitet? Der Ort der Verarbeitung entscheidet über die Rechtssicherheit, nicht der Firmensitz allein – ein Fernzugriff aus einem Drittland, etwa im Support, zählt bereits als Übermittlung.

• Gutes Zeichen: klare Antwort, Speicherung in Deutschland oder der EU, benennbare Rechenzentren mit ISO 27001.
• Warnsignal: ausweichende Antworten, „irgendwo in der Cloud“, Speicherung in den USA.

Frage 2: Werden unsere Inhalte zum Training der Modelle genutzt? Behördendaten dürfen nicht in fremde Modelle einfließen.

• Gutes Zeichen: ein klares Nein, vertraglich zugesichert, dazu das Prinzip Zero Data Retention. Weil das ein Branchenbegriff ohne feste Definition ist, gehört die konkrete Zusage in den Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Warnsignal: schwammige Formulierungen wie „nur zur Verbesserung des Produkts“.

Frage 3: Bekommen wir Auftragsverarbeitungsvertrag und TOMs? Diese Unterlagen sind Pflicht, kein Bonus.

• Gutes Zeichen: liegen fertig vor und werden von sich aus angeboten.
• Warnsignal: „Das klären wir später“ oder Unsicherheit bei den Begriffen. Worauf es dabei ankommt, vertieft der Artikel zur Datenschutz-Folgenabschätzung.

Antwortqualität, Quellen und Barrierefreiheit (Block 2)

Hier geht es darum, ob die Lösung im Alltag verlässlich arbeitet.

Frage 4: Woher nimmt das System seine Antworten? Eine Verwaltungs-KI darf nicht „aus dem Bauch“ heraus antworten.

• Gutes Zeichen: ausschließlich aus Ihren geprüften Inhalten, mit Quellenangabe zur Fundstelle.
• Warnsignal: „Das weiß die KI einfach“, ohne Bezug zu Ihren Inhalten. Das ist ein Rezept für Falschauskünfte, wie der Artikel zum KI-Chatbot erklärt.

Frage 5: Was passiert, wenn das System etwas nicht weiß? Ehrliches Nichtwissen ist ein Qualitätsmerkmal.

• Gutes Zeichen: es sagt offen, dass es keine Information hat, und verweist weiter.
• Warnsignal: es antwortet immer, egal ob die Auskunft belegbar ist.

Frage 6: Ist die Lösung barrierefrei und mehrsprachig? Öffentliche Stellen sind zur digitalen Barrierefreiheit verpflichtet, für Kommunen nach dem jeweiligen Landesrecht.

• Gutes Zeichen: erfüllt die Anforderungen der EN 301 549 beziehungsweise der WCAG 2.1 Stufe AA, bietet Leichte Sprache und mehrere Sprachen.
• Warnsignal: Barrierefreiheit ist „in Planung“.

Ein guter Anbieter beantwortet diese Fragen ruhig und konkret, oft schon, bevor Sie sie stellen müssen. Wer ausweicht, gibt Ihnen die wichtigste Antwort schon damit.

Vertrag, Support und kommunale Referenzen (Block 3)

Technik ist das eine, die Partnerschaft dahinter das andere.

Frage 7: Können wir klein starten und später ausbauen? Ein guter Einstieg braucht keine große Verpflichtung.

• Gutes Zeichen: modularer Aufbau auf einer gemeinsamen Basis, flexible Laufzeiten.
• Warnsignal: nur ein großes Komplettpaket mit langer Bindung.

Frage 8: Wie schnell reagiert der Support im Ernstfall? Im laufenden Betrieb zählt Verlässlichkeit.

• Gutes Zeichen: klare, kurze Reaktionszeiten und eine feste Ansprechperson.
• Warnsignal: ein vages „Wir melden uns dann“.

Frage 9: Gibt es Referenzen aus der Kommunalverwaltung? Der öffentliche Sektor tickt anders als die Privatwirtschaft.

• Gutes Zeichen: konkrete Kommunen oder Landkreise als Referenz, Kontakt auf Wunsch möglich.
• Warnsignal: nur Referenzen aus der Wirtschaft oder gar keine.

Preismodell und Unterstützung bei der Vergabe (Block 4)

Zum Schluss der Blick auf das Formale, das später Ärger sparen kann.

Frage 10: Ist das Preismodell transparent und planbar? Versteckte Kosten fallen der Verwaltung später auf die Füße.

• Gutes Zeichen: nachvollziehbare Preise ohne Überraschungsposten, passend zur Vergabe.
• Warnsignal: undurchsichtige Staffelungen, unklare Zusatzkosten.

Frage 11: Unterstützt der Anbieter bei der Vergabe? Ein erfahrener Partner kennt die Spielregeln des öffentlichen Einkaufs.

• Gutes Zeichen: liefert saubere Bausteine für die Leistungsbeschreibung und kennt Schwellenwerte und Verfahren.
• Warnsignal: „Um die Vergabe kümmern Sie sich bitte selbst.“ Hintergründe dazu im Artikel zur Ausschreibungspflicht.

Pflege der Wissensbasis und Ausstieg ohne Lock-in (Block 5)

Oft vergessen, später entscheidend: Was passiert morgen und übermorgen?

Frage 12: Wie bleibt die Wissensbasis aktuell? Eine KI ist nur so gut wie die Inhalte dahinter.

• Gutes Zeichen: sie aktualisiert sich mit Ihrer Website, oder es gibt einen klaren Pflegeprozess.
• Warnsignal: einmal eingerichtet und dann sich selbst überlassen.

Frage 13: Was passiert mit unseren Daten am Vertragsende? Ein Wechsel muss möglich bleiben, ohne dass Sie Ihre Inhalte verlieren.

• Gutes Zeichen: ein klares Löschkonzept und die Möglichkeit, Ihre Daten zu exportieren.
• Warnsignal: keine klare Aussage oder ein spürbarer Lock-in beim Anbieter.

Die Checkliste als Bewertungsraster für den Anbietervergleich

Sie müssen nicht alle dreizehn Fragen wie ein Verhör abarbeiten. Nehmen Sie die Liste als roten Faden mit ins Gespräch und achten Sie besonders auf Block 1, denn beim Datenschutz gibt es für die öffentliche Verwaltung keine Kompromisse. Ein hilfreicher Maßstab zum Schluss: Ein guter Anbieter freut sich über diese Fragen, weil er die Antworten parat hat. Wer bei den Grundlagen ins Schwimmen gerät, disqualifiziert sich oft schon selbst.

Wenn Sie mehrere Anbieter vergleichen, wird die Liste zum einfachen Bewertungsraster. Gehen Sie die dreizehn Fragen bei jedem Gespräch durch und vergeben Sie pro Frage ein grünes, ein gelbes oder ein rotes Signal. Am Ende sehen Sie auf einen Blick, wo die Stärken und Schwächen liegen, und die Entscheidung stützt sich auf nachvollziehbare Kriterien statt auf das beste Verkaufsgespräch. Das hilft zugleich, die Auswahl vergaberechtlich sauber zu dokumentieren.