Wer eine KI-Lösung beschaffen will, steht vor einer Liste an Verfahrensnamen, die auf den ersten Blick verwirren. Die gute Nachricht: Man muss nicht alle im Detail kennen, um die richtige Wahl zu treffen. Entscheidend ist eine einzige Vorfrage, und danach wird die Liste kurz. Dieser Artikel sortiert die Vergabearten und ordnet sie für KI-Projekte ein. Er ersetzt keine vergaberechtliche Beratung, schafft aber Orientierung.
Zuerst den Auftragswert prüfen, dann das Verfahren
Bevor man über die Vergabeart nachdenkt, steht die Frage nach dem geschätzten Auftragswert. Er entscheidet, in welcher der beiden Welten man sich bewegt. Für kommunale Liefer- und Dienstleistungsaufträge liegt der EU-Schwellenwert 2026 und 2027 bei 216.000 Euro netto. Wie dieser Wert korrekt geschätzt wird, erklärt unser Artikel zur Ausschreibungspflicht. Aus der Antwort ergibt sich, welche Verfahren überhaupt zur Wahl stehen.
Fünf europäische Verfahren oberhalb des Schwellenwerts
Erreicht oder überschreitet der Auftrag den Schwellenwert, gilt europäisches Vergaberecht. Diese fünf Verfahren stehen zur Verfügung:
| Verfahren | Kurz erklärt | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Offenes Verfahren | Unbegrenzt viele Unternehmen können ein Angebot abgeben | Frei wählbarer Regelweg, besonders wenn die Leistung klar beschreibbar ist |
| Nicht offenes Verfahren | Erst ein Teilnahmewettbewerb, dann geben ausgewählte Unternehmen Angebote ab | Gleichrangig frei wählbar, praktisch bei einem großen Bewerberfeld |
| Verhandlungsverfahren | Auftraggeber verhandelt mit ausgewählten Unternehmen über die Angebote, in der Regel nach einem Teilnahmewettbewerb | Nur unter bestimmten Voraussetzungen, etwa bei komplexen Lösungen |
| Wettbewerblicher Dialog | Auftraggeber entwickelt die Lösung im Dialog mit Unternehmen | Bei besonders komplexen Vorhaben ohne fertige Lösung am Markt |
| Innovationspartnerschaft | Entwicklung und anschließender Kauf einer neuartigen Lösung in einem Verfahren | Wenn die benötigte Lösung so noch nicht existiert |
Für den öffentlichen Auftraggeber stehen das offene und das nicht offene Verfahren gleichrangig zur Wahl. Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft sind an Voraussetzungen gebunden und brauchen eine Begründung.
Die nationalen Verfahren unterhalb des Schwellenwerts
Liegt der Wert unter dem Schwellenwert, gilt nationales Vergaberecht, meist die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) oder die jeweilige Landesregelung. Hier sind die Verfahren einfacher und schneller:
| Verfahren | Kurz erklärt |
|---|---|
| Öffentliche Ausschreibung | Das nationale Gegenstück zum offenen Verfahren, unbegrenzter Bieterkreis |
| Beschränkte Ausschreibung | Nur ausgewählte Unternehmen werden zur Angebotsabgabe aufgefordert |
| Verhandlungsvergabe | Auftraggeber verhandelt mit einem oder mehreren Unternehmen, mit oder ohne Teilnahmewettbewerb |
| Direktauftrag | Vergabe direkt an ein Unternehmen ohne Vergabeverfahren, nur bis zu einer bestimmten Wertgrenze |
Der wichtige Punkt: Die Wertgrenzen, bis zu denen ein Direktauftrag oder eine Verhandlungsvergabe erlaubt sind, legen die Bundesländer selbst fest. Sie unterscheiden sich von Land zu Land und ändern sich gelegentlich. Ein Blick in die eigene Landesregelung ist deshalb Pflicht.
Man muss nicht alle Verfahren kennen. Man muss nur wissen, auf welcher Seite des Schwellenwerts man steht, und dann bleibt die Liste kurz.
Vier typische KI-Vorhaben und ihr passendes Verfahren
Aus der Systematik ergibt sich eine praktische Orientierung:
-
Einzelne KI-Lösung für eine Kommune, Wert unter dem Schwellenwert. Das ist der häufigste Fall. Hier kommen je nach Landesregelung eine Verhandlungsvergabe oder, bei kleineren Werten, ein Direktauftrag infrage. Das ist schnell und pragmatisch.
-
Größeres oder gebündeltes Vorhaben über dem Schwellenwert. Dann ist das offene oder nicht offene Verfahren der Regelweg.
-
Neuartige, so noch nicht am Markt verfügbare Lösung. Hier kann eine Innovationspartnerschaft passen, das ist aber die Ausnahme und aufwendig.
-
Mehrere Kommunen gemeinsam. Eine Rahmenvereinbarung oder eine interkommunale Beschaffung kann Aufwand und Kosten teilen. Die Werte werden dann über alle Beteiligten geschätzt.
In der Praxis landet die einzelne Kommune bei einer überschaubaren KI-Beschaffung also meistens in den einfacheren nationalen Verfahren. Die Angst vor dem monatelangen EU-Verfahren ist in vielen Fällen unbegründet.
Beispiel: Chatbot und Telefonassistent für 140.000 Euro
Nehmen wir eine mittelgroße Stadt, die einen Chatbot und einen Telefonassistenten einführen möchte. Der geschätzte Gesamtwert über vier Jahre liegt bei rund 140.000 Euro und damit unter dem Schwellenwert. Die europaweite Ausschreibung ist damit vom Tisch. Je nach Landesregelung kann die Stadt eine Verhandlungsvergabe wählen, bei der sie gezielt mehrere geeignete Anbieter anspricht, deren Lösungen vergleicht und über die Angebote verhandelt. Das ist deutlich schneller als ein förmliches EU-Verfahren und trotzdem transparent und wettbewerblich.
Anders sähe es aus, wenn sich mehrere Landkreise zusammentäten und gemeinsam eine größere Lösung beschafften. Dann würden die Werte über alle Beteiligten zusammengerechnet, der Schwellenwert wäre schnell erreicht, und das offene Verfahren würde zum Regelweg. Dieselbe Technik, ein anderer Wert, ein anderes Verfahren.
Vier Fehler bei der Wahl der Vergabeart
| Fehler | Gegenmittel |
|---|---|
| Verfahren wählen, bevor der Auftragswert steht | Immer zuerst den Gesamtwert schätzen |
| Bundeseinheitliche Wertgrenzen annehmen | Landesregelung für Direktauftrag und Verhandlungsvergabe prüfen |
| Verhandlungsverfahren ohne Begründung wählen | Voraussetzungen prüfen, Wahl dokumentieren |
| Bündelung übersehen | Zusammengehörige Leistungen gemeinsam bewerten |
Quellen
- GWB, VgV und UVgO sowie die Regelungen des jeweiligen Bundeslandes
- Delegierte Verordnung (EU) 2025/2152 – Schwellenwerte 2026/2027
Weiterlesen
Ausschreibungspflicht bei KI-Beschaffung: Wann Kommunen ausschreiben müssen
Muss eine Kommune KI-Software europaweit ausschreiben, oder geht es einfacher? Das hängt an einer einzigen Zahl: dem Auftragswert. Dieser Leitfaden erklärt den Schwellenwert 2026, die Auftragswertschätzung und wann welcher Weg gilt.
KI-Anbieter-Checkliste für Kommunen: 13 Fragen für das Anbietergespräch
Die Präsentation glänzt, die Demo läuft rund, und am Ende bleibt die Frage: Ist das wirklich der richtige Anbieter? Diese Checkliste gibt Ihnen dreizehn Fragen an die Hand – mit einem klaren Blick dafür, wie eine gute Antwort klingt und wann Sie hellhörig werden sollten.
KI in der Verwaltung einführen: Vom ersten Gespräch bis zum Livegang
Viele Kommunen scheuen die KI-Einführung aus Angst vor einem jahrelangen IT-Großprojekt. Zu Unrecht: Ein bewährter Sechs-Phasen-Fahrplan führt vom ersten Gespräch bis zum Livegang – oft in wenigen Wochen.