Ausschreibungspflicht bei KI-Beschaffung: Wann Kommunen ausschreiben müssen

Die Entscheidung für eine KI-Lösung ist gefallen, alle sind motiviert und dann kommt die Vergabestelle ins Spiel. Genau an dieser Stelle stockt es in vielen Kommunen. Muss es aber nicht, denn wie aufwendig die Beschaffung wird, entscheidet allein der Auftragswert.

Dieser Artikel erklärt, wovon die Ausschreibungspflicht abhängt, wo die aktuelle Grenze liegt und wie Sie den Auftragswert richtig schätzen. Er ersetzt keine vergaberechtliche Beratung, gibt Ihnen aber die Systematik an die Hand.

Der Schwellenwert entscheidet: europäisches oder nationales Vergaberecht

Das Vergaberecht soll sicherstellen, dass öffentliche Aufträge fair, transparent und wirtschaftlich vergeben werden. Je größer der Auftrag, desto strenger die Regeln. Die zentrale Weiche ist der sogenannte Schwellenwert. Er trennt zwei Welten:

• Oberhalb des Schwellenwerts gilt das europäische Vergaberecht. Der Auftrag muss grundsätzlich EU-weit ausgeschrieben werden, nach den Regeln des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV).

• Unterhalb des Schwellenwerts gilt nationales Vergaberecht. Hier stehen einfachere Verfahren zur Verfügung, und die genauen Wertgrenzen legen die Bundesländer fest.

Der Schwellenwert 2026 liegt bei 216.000 Euro netto

Die EU überprüft die Schwellenwerte alle zwei Jahre und passt sie bei Bedarf an. Seit dem 1. Januar 2026 gelten neue, leicht gesenkte Werte, festgelegt in der Delegierten Verordnung (EU) 2025/2152 und – für Konzessionen – in der Delegierten Verordnung (EU) 2025/2151, gültig für die Jahre 2026 und 2027. Für Kommunen ist vor allem eine Zahl relevant:

Für die meisten KI-Vorhaben einer einzelnen Kommune, etwa einen Chatbot oder einen Telefonassistenten, ist damit die Zahl 216.000 Euro netto die entscheidende Grenze. Liegt der geschätzte Auftragswert darunter, ist keine EU-weite Ausschreibung nötig.

Auftragswert schätzen: Laufzeit, Optionen und Lose zusammenrechnen

Bevor man über das Verfahren nachdenkt, muss der Auftrag korrekt bewertet werden. Genau hier passieren die meisten Fehler. Wichtig ist: Es zählt nicht der Preis eines einzelnen Jahres, sondern der gesamte geschätzte Wert des Auftrags. In die Schätzung gehören insbesondere:

• die gesamte Vertragslaufzeit, nicht nur das erste Jahr,

• Optionen und Verlängerungen, die vertraglich vorgesehen sind,

• alle Lose, die sachlich zusammengehören, werden zusammengerechnet,

• bei Rahmenvereinbarungen der maximal abrufbare Wert.

Ein Beispiel: Eine Softwarelösung für 2.500 Euro im Monat klingt klein. Über eine Vertragslaufzeit von vier Jahren sind das aber 120.000 Euro. Das liegt noch unter dem Schwellenwert, aber die Rechnung muss man aufmachen. Wer nur auf die Monatsrate schaut, verschätzt sich schnell.

Die erste Frage ist nie „ausschreiben oder nicht“. Sie lautet: Was ist der Auftrag über die gesamte Laufzeit wert?

Unter dem Schwellenwert gelten UVgO und Landesregelungen

Liegt der geschätzte Wert unter 216.000 Euro, gilt nationales Vergaberecht. Hier gibt es einfachere Verfahren, und die Bundesländer legen eigene Wertgrenzen fest, ab denen welches Verfahren zulässig ist. Deshalb lässt sich die genaue Grenze nicht bundeseinheitlich benennen, sie steht in der jeweiligen Landesregelung oder der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). In vielen Ländern sind unterhalb bestimmter Werte ein Direktauftrag oder eine Verhandlungsvergabe ohne aufwendigen Wettbewerb möglich. Welche Verfahren es genau gibt und wann sie passen, erklärt unser Artikel zu den Vergabearten.

Wichtig ist trotzdem: Auch unterhalb des Schwellenwerts gelten die Grundsätze von Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Gleichbehandlung. Innerhalb der landesrechtlichen Direktauftragsgrenzen darf ohne Vergabeverfahren beauftragt werden, beliebig ist das aber nicht: Auswahl und Preis müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Bündelung und Leistungsbeschreibung: die Besonderheiten bei KI

Zwei Punkte lohnen bei KI-Beschaffungen einen zweiten Blick:

Erstens, die Bündelung. Wer Chatbot, Telefonassistent und internen Assistenten in einem gemeinsamen Vorhaben beschafft, muss die Werte sachlich zusammenrechnen. Was einzeln unter der Grenze läge, kann gebündelt darüber liegen.

Zweitens, die Leistungsbeschreibung. KI-Leistungen sauber zu beschreiben ist anspruchsvoller als bei Standardsoftware, weil Qualität, Datenschutz und Aktualität mit hineingehören.

Ein praktischer Hebel zum Schluss: Manche Kommunen bündeln ihre Beschaffung interkommunal oder greifen auf bestehende Rahmenvereinbarungen zurück. Das spart Aufwand, verlangt aber ebenfalls eine saubere Wertschätzung über alle Beteiligten.

Rahmenvereinbarungen und Verlängerungsoptionen richtig bewerten

Zwei Vertragsformen führen bei der Wertschätzung besonders oft in die Irre. Bei einer Rahmenvereinbarung zählt nicht das, was am Ende tatsächlich abgerufen wird, sondern der maximal mögliche Abrufwert über die gesamte Laufzeit. Wer eine Rahmenvereinbarung großzügig dimensioniert, um flexibel zu bleiben, kann damit ungewollt über den Schwellenwert rutschen.

Ähnlich verhält es sich bei Verlängerungsoptionen. Ein Vertrag über zwei Jahre mit der Option auf zweimal ein weiteres Jahr ist für die Schätzung ein Vierjahresvertrag, denn die Optionen werden mitgerechnet, auch wenn noch nicht feststeht, ob sie gezogen werden. Davon zu trennen ist das Umgehungsverbot: Es verhindert, dass ein zusammengehöriger Bedarf künstlich in mehrere kleine Aufträge zerlegt wird, nur um unter dem Schwellenwert zu bleiben. Genau das ist unzulässig.

Vier häufige Fehler bei Wertschätzung und Verfahrenswahl